檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條  為加強山東工藝美術學院教育基金會（以下簡稱“基金會”）檔案的科學管理，統一規范基金會檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《基金會管理條例》和《山東工藝美術學院教育基金會章程》，結合基金會工作實際，特制定本辦法。

第二條  基金會指定專人負責檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等檔案管理工作。

第三條  基金會的文書檔案按自然年度歸檔；項目檔案在項目驗收合格后作為當年檔案歸檔；會計檔案按會計年度終了后歸檔。

第二章 歸檔范圍

　  第四條  登記材料。包括基金會申請成立登記、變更登記、注銷登記過程中所形成的文字材料等。

　　第五條  年度檢查材料。包括上級主管部門及登記管理機關要求報送的年檢材料等。

第六條  會計材料。包括基金會會計核算和財務管理的材料，如會計賬冊、報表、審計報告等。

第七條  項目管理材料。包括捐贈單位及個人與基金會簽訂的捐贈合同、協議書、意向書等；捐贈項目申報審批材料、項目立項、項目結項及其他相關材料等。

第八條  基金會日常管理材料。

（一）基金會和學校制定的與基金會相關的規定、制度、辦法等；

（二）基金會工作計劃、總結、報告、請示、批復、簡報通報等；

（三）基金會理事會會議材料；

（四）基金會工作人員的任免文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料；

（五）其他有保存價值的文件材料。

第三章 立卷要求

第九條  立卷原則：遵循文件材料的形成規律，保持其有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

第十條  文書檔案：卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。以問題為主，兼顧其他特征進行組卷，每卷不超過200頁(100張)；卷內文件材料按文號順序、重要程度或時間順序排列。

第十一條　項目檔案：按照單一項目組卷造冊。

第十二條　會計檔案：會計憑證類按會計憑證編號、月份先后次序分裝成冊；會計賬簿類按年度裝訂成冊；財務報告類、其他類按年度歸類成冊。

第十三條　案卷裝訂：裝訂應采用三孔一線裝訂，做到整齊、牢固、便于保管和利用。對有破壞的文件材料必須修復，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。

第四章 檔案保管和銷毀

第十四條　檔案保管須做到防塵、防潮、防蟲、防丟失等安全和保密工作。

第十五條　因工作需要，借閱基金會檔案需經基金會秘書長簽批，到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

第十六條  借閱檔案的人員對檔案要妥善保管，不得泄密、遺失、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經基金會負責人批準。

第十七條  借閱檔案必須嚴格履行登記手續，借用時間一般不得超過十天，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

第十八條  檔案材料銷毀須經基金會會同山東工藝美術學院財務處、審計處、檔案館提出銷毀意見，由檔案管理員填寫《基金會檔案資料銷毀審批表》，交秘書長審核，經理事長批準后執行。

第五章 附則

第十九條　本辦法由山東工藝美術學院教育基金會負責解釋和修訂。

第二十條  本辦法自公布之日起施行。